有給休暇の年5日取得義務の管理と証跡の残し方

年5日取得義務とは？

2019年4月の改正労働基準法施行により、年次有給休暇が10日以上付与されるすべての従業員に対して、会社は年間最低5日の有給休暇を取得させる義務が生じました。

違反した場合、1人あたり最大30万円の罰金が科されます。

対象となる従業員

• 年次有給休暇が10日以上付与されている従業員
• 正社員だけでなく、パートタイム・アルバイトも条件を満たせば対象
• 勤続年数が6カ月以上かつ全労働日の8割以上出勤で有給が付与される

WorkVellでの管理方法

対象者の確認

勤怠管理 → 休暇管理 → 年5日取得状況

各従業員について以下を表示します：

• 基準日（有給付与日）
• 付与日数
• 取得済み日数
• 残り取得必要日数
• 期日（基準日から1年以内）

アラート設定

期日の〇カ月前に担当者や本人に通知メールを送る設定ができます。

設定場所：勤怠設定 → 休暇設定 → 年5日アラート

推奨設定：

• 期日6カ月前：本人と上司へ通知（「まだ〇日残っています」）
• 期日3カ月前：人事担当者へもエスカレーション
• 期日1カ月前：緊急アラート

時季指定（会社が取得日を指定する機能）

5日取得できていない従業員に対しては、会社が取得日を指定することができます（時季指定権）。ただし、従業員と十分な協議を行うことが前提です。

操作：休暇管理 → 対象従業員を選択 → 「時季指定で有給を付与」

記録（証跡）の保存

労働基準法により、有給休暇に関する記録は5年間（当分の間3年）保存する義務があります。

WorkVellでは以下の記録が自動保存されます：

• 有給付与日・日数
• 取得申請日・承認日
• 取得理由（任意）
• 時季指定した場合の記録

記録のエクスポート：休暇管理 → レポート → 年5日取得状況レポート（CSV）

計画年休について

計画年休とは、労使協定を結んで有給休暇の取得日をあらかじめ計画的に設定する制度です。計画年休で取得した日数も5日の義務に算入できます。

WorkVellでの設定：休暇管理 → 計画年休設定